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Prozessautomatisierung: Wie gelingt Banken die digitale Transformation?

Die Finanzdienstleistungsbranche steht unter enormem Innovations-, Kosten- und Wettbewerbsdruck. Die anhaltend niedrigen Zinsen in der Eurozone, die zunehmende Finanzmarktregulierung, verstärkte Digitalisierung und immer neue Wettbewerber – gerade vonseiten der Internet Giants und FinTechs – setzen die Institute hierzulande unter Zugzwang. Viele reagieren auf die veränderten Marktbedingungen mit einer gesteigerten Fokussierung auf effizientere Geschäftsabläufe. Dementsprechend steigt die Nachfrage nach der Automatisierung von Prozessen – sprich: ProcessXcellence. 

Doch viele Unternehmen zögern noch bei der Umsetzung, weil sie fürchten, dass individuelle Kundenanforderungen einer Standardisierung der Prozesse entgegenstehen könnten – insbesondere im Corporate-Loan-Geschäft. Deswegen sollten sich die Entscheider in den Unternehmen vor dem Handeln folgende zentrale Fragen der Prozessoptimierung stellen: 

1. Benötige ich diesen Prozess in Zukunft überhaupt noch? 
2. Ist dieser Prozess standardisierbar – und damit automatisierbar?
3. Kann ich den Prozess weiter vereinfachen und einzelne Schritte weglassen?
4. Wie kann ich den Prozess beschleunigen, effizienter gestalten bzw. automatisieren?

Erst bei der letzten Frage nach dem „Wie“ kommt die tech­nische Komponente für die digitale Transformation ins ­Spiel.


Drei Lösungsansätze für die digitale Transformation
Wie bei so vielen Dingen im Leben gibt es auch für die Automatisierung von Prozessen mehr als nur einen Lösungsansatz. Es bieten sich den Instituten drei mögliche Antworten auf diese Frage: 

Möglichkeit 1: Finanzdienstleister implementieren sogenannte „integrierte Systeme“, die ein Straight Through Processing (STP) ermöglichen. Die teilweise heterogene, gewachsene Architektur wird durch ein stringentes System abgelöst. Dieser Lösungsansatz ermöglicht bzw. erfordert den Neuaufsatz auf der „grünen Wiese“. Dies hat Vorteile, da man sich nicht mit zahlreichen Schnittstellen und alten Systemen auseinandersetzen muss. Jedoch ist dies auch mit enormen Kosten (unter anderem Integration, Migration etc.) verbunden. Nur in wenigen Fällen ist es deshalb für die Häuser mit ihrer bestehenden und gewachsenen IT-Architektur zielführend, geschweige denn kurzfristig machbar oder finanzierbar. Für eine nachhaltige End-to-End-Lösung ist dies jedoch der eigentlich notwendige und strategisch zielführendste Weg.

Möglichkeit 2: Ein ähnlicher Lösungsansatz, der aber mit der bestehenden IT-Architektur kompatibel ist, sind Business-Process-Management-Lösungen (BPM). Oder anders formuliert: Workflow-Lösungen, die sich in die bestehende Systemlandschaft (Front- und Backend) der Banken und Versicherungen als Middle-Layer integrieren lassen und so automatisierte Prozesse ermöglichen. 

Mittels Digital Process Automation können Banken Geschäftsprozesse miteinander verzahnen, regelbasierte Automatisierungen vornehmen, bestehende Systeme orches­trieren und ein durchgängiges Arbeiten auf einer Oberfläche über verschiedenste Systeme hinweg ermöglichen. Dies erfolgt „vom Kunden bis zur Auszahlung“. Das heißt, diese Lösungen ermöglichen ein Aufbrechen der bislang bestehenden Silos zwischen Markt, Marktfolge und Operations Management mithilfe einer durchgängigen Prozessierung.  

Die Vorteile liegen auf der Hand: Es werden nur einmal Daten erfasst, an jeder Stelle im Prozess besteht Transparenz über den Bearbeitungsstatus und die erforderlichen Aktivitäten. Darüber hinaus werden alle Vorgänge nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Die Workflow-Lösungen bauen auf der bestehenden IT-Architektur auf. Diese erhält sowohl in der Kunden- als auch User-Wahrnehmung eine erhebliche Verbesserung und steigert die Effizienz und Effektivität in den Prozessen. Die beschriebenen Mehrwerte haben jedoch ihren Preis und benötigen Zeit, um sie End-to-end in die Prozesse zu integrieren. 

Möglichkeit 3: Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die über Software-Bots einzelne Prozessbestandteile automatisiert und dabei wie ein „Pflaster“ für nicht miteinander verbundene Prozesse wirkt. RPA-Bots sind die drittbeste, aber mittlerweile weit verbreitete Methode für Prozessautomatisierungen. Sie sind schnell und kostengünstig, d. h. sie haben eine geringe Amortisationsdauer. Unternehmen können mit der Technologie kurzfristig in konkreten Fällen die Effizienz steigern. 

In der Finanzbranche gibt es zahlreiche Anwendungsbeispiele. Gerade wenn es um Pain Points an Schnittstellen geht, bei denen sich die anderen beiden Lösungsansätze nicht rechnen, setzen Institute häufig RPA-Bots ein. 


Anwendungsfälle zu RPA bei Banken 
Auf den ersten Blick scheinen die Software-Bots eine schnelle und preiswerte Alternative zu den ersten beiden Lösungsansätzen zu sein. Doch in welchen Bereichen kommt die Technologie zum Einsatz und wo liegen ihre Grenzen? 

Fall 1: Automatisierter Kontenwechsel: Kontoeröffnung, Kontoschließung und Kontotransfer gehören zu den monotonen Standardprozessen einer Bank. Der Einsatz von RPA erlaubt es etwa, Kunden an die Einreichung der benötigten Unterlagen zu erinnern. Auch können Banken RPA nutzen, um fehlerhafte oder ungenutzte Accounts zu schließen. Dieser Einsatz ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Fall 2: Bilanzanalyse und Bilanzdaten übertragen: Bei jeder Bonitätsprüfung, egal ob im Gewerbe- oder Firmenkundengeschäft, ist die Erfassung finanzieller Kennzahlen aus Jahresabschlüssen mindestens einmal jährlich erforderlich. Die Erfassung der relevanten Bilanz- und GuV-Daten ist ein standardisierter Prozess, sodass hier aufgrund des Mengengerüsts, der Häufigkeit der Durchführung sowie auch der Regelbasiertheit der Einsatz von RPA möglich ist. Dabei wird die einfache Tätigkeit der Erfassung der Daten auf den Bot verlagert, und der Kreditanalyst erhält Freiraum, um sich inhaltlich mit den finanziellen Kennzahlen und der Kundenbonität auseinanderzusetzen.

Fall 3: Automatisierte Bearbeitung von Rechnungen: Eine Automatisierung der kompletten Rechnungsverarbeitung ist möglich: vom Auslesen eingehender Rechnungen, Interpretieren, Überprüfen, ob die Rechnung korrekt ist und auf den relevanten Konten buchen sowie die Zahlung vorbereiten, einem Freigabe-Prozess zuführen und die Zahlungen veranlassen. All diese Tätigkeiten, die tausendfach in Banken und Versicherungen auftreten, können durch Software-Bots nahe­zu vollautomatisiert bearbeitet werden und damit erhebliche Einsparungen in Kosten und Zeit ermöglichen. 


Lohnt sich der Einsatz von RPA?
Die Beispiele zeigen, dass Software-Roboter im Bankgeschäft sinnvoll eingesetzt werden und Prozesse schnell, preiswert und effizienzsteigernd automatisiert werden können. Es lassen sich sechs Kriterien definieren, die für die Identifikation von geeigneten Prozessen herangezogen werden:

  • regelbasierte Prozesse,
  • strukturierte Daten,
  • Text/zahlenbasierte Daten,
  • stabile Prozesse,
  • häufige Prozessdurchläufe,
  • geringere Prozesskomplexität.

Bei einer möglichst weitreichenden Erfüllung obiger Kriterien macht eine konkrete Analyse der Prozesse hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten von RPA-Bots Sinn. 

Für die Kunden der Finanzdienstleister bedeutet der Einsatz von RPA, dass neben der Qualität der Bearbeitung ihrer Anfragen auch die Geschwindigkeit steigt und menschliche Übertragungs- oder Bearbeitungsfehler nahezu ausgeschlossen werden. Damit werden ihre Anfragen schneller, effizienter und kostensparender bearbeitet.

RPA-Bots können – neben dem Einsatz in klassischen, kundenbezogenen Produktprozessen wie Girokonto, Ratenkredit oder Baufinanzierung – auch in zahlreichen weiteren Feldern der Finanzbranche eingesetzt werden. Beispielsweise im Risikomanagement, Finanzbereich, Compliance, Personal oder Einkauf.


Fazit
In den beschriebenen Beispielen sprechen wir von „einfacher Automation“, das bedeutet, es werden Daten von einem System in das nächste geschrieben, Geschäftsvorfälle ausgelöst und Routinetätigkeiten durch Bots übernommen. Hier leisten RPA-Bots bereits seit längerer Zeit sehr große Dienste. 

Die nächste Entwicklungsstufe der Automatisierung geht noch stärker in Richtung Künstliche Intelligenz (KI) und Verarbeitung von Dokumenten. Und damit ist nicht das Scannen und Identifizieren gemeint, also um welches Dokument es sich handelt (Gehaltsnachweis, Exposé etc.), sondern das Auslesen und Interpretieren der Inhalte und das Verfügbarmachen für die digitale Weiterverarbeitung. Dadurch können die aufwen­digen Prozesse der Informationsverarbeitung auf ­Papierbasis stärker automatisiert werden und die auch in Zukunft noch relevante „Papierschnittstelle“ in ein Straight Through Processing integriert werden. Diese Entwicklungen bieten großes Potenzial, um gerade in aufwendigen, papierbasierten Prozessen erhebliche Steigerungen der Effizienz und Effektivität zu ermöglichen.
 

 



Autor

Jörg Fehrenbacher ist Director Financial Services bei KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Er verantwortet dort den Bereich „Process Excellence“. Der Diplom-Ökonom und Betriebswirt verfügt über umfangreiche Kenntnisse in allen Fragen der Prozessoptimierung.

 


 

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